Thuật ngữ agenda khá phổ biến trong công tác tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị. Gần đây, thuật ngữ này được sử dụng rộng rãi hơn, bạn sẽ dễ dàng bắt gặp trong các bài báo, bài viết hay tài liệu trên internet. Vậy agenda là gì? Cách xây dựng một agenda chuyên nghiệp là như thế nào? Cùng tham khảo với bài viết dưới đây.
Agenda là gì?
Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh được hiểu đơn giản là một nhật ký công việc, chương trình hội thảo, nghị sự, bao gồm các công tác cần chuẩn bị, công việc phải thực hiện trong chương trình hội thảo, hội nghị đó. Đây là tài liệu ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra hội thảo, trong đó các thành viên đã thảo luận những gì, có vấn đề gì phát sinh và cần được giải quyết ngay trong buổi hội thảo đó.
Nếu từ agenda đi kèm với những từ ngữ khác sẽ cho ra những nội dung khác nhau. Ví dụ như: event agenda – chương trình sự kiện, environmental agenda – chương trình hội nghị về môi trường, meeting agenda’ title – tiêu đề biên bản hội nghị,…
Phân biệt agenda với một số từ có cùng nghĩa
Theo khái niệm đã đề cập ở trên, chắc hẳn bạn đã biết agenda là gì? Tuy nhiên, sẽ có không ít bạn cho rằng agenda cũng có nghĩa tương tự một số thuật ngữ khác như schedule, diary hay timetable. Tuy nhiên, chúng có nghĩa hoàn toàn khác nhau tuỳ vào từng ngữ cảnh. Cụ thể:
– Schedule: có nghĩa là lịch trình, kế hoạch, đồng nghĩa với agenda. Tuy nhiên, trong công việc, agenda được sử dụng phổ biến hơn. Ngoài ra, để nói về một bản kế hoạch trong tương lai, người ta cũng sử dụng agenda.
– Diary: có nghĩa là một bản nhật ký các công việc hàng ngày. Thường được trình bày với cấu trúc gồm ngày tháng năm và nội dung của từng mốc thời gian cụ thể.
– Timetable: đây là từ thường bị nhầm lẫn nhất với agenda. Tuy nhiên, timetable chỉ những công việc cụ thể, cố định theo từng thời điểm. Còn agenda chứa nội dung linh hoạt, đa dạng hơn.
Bên cạnh đó, agenda còn có rất nhiều những từ đồng nghĩa khác như: plan, program, outline,…
Những nội dung cần có của một bản agenda
Để giúp người đọc dễ nắm bắt được nội dung thì bạn cần xây dựng nên một bản agenda hoàn chỉnh, đầy đủ các thông tin cần thiết. Đồng thời cũng đánh giá được tính chuyên nghiệp của người làm nên bản agenda.
Dưới đây là những nội dung cần thiết:
- Tiêu đề
Bất kỳ một bản kế hoạch nào cũng cần có tiêu đề. Thông qua tiêu đề, người đọc sẽ hiểu được cơ bản nội dung bản kế hoạch đó đề cập đến vấn đề gì. Tiêu đề agenda nằm ở trên cùng của văn bản. Cần đặt tiêu đề một cách ngắn ngọn, xúc tích, dễ hiểu và bao hàm được nội dung bản kế hoạch. Cụ thể hội nghị thảo luận về vấn đề gì, với ai.
- Thời gian, địa điểm
Đây là mục tiếp theo của một bản kế hoạch. Nếu được ghi các thông tin về thời gian, địa điểm một cách chi tiết thì khi cần tìm lại thông tin sẽ dễ dàng hơn.
Thời gian nên được viết chi tiết ngày, giờ diễn ra cuộc họp. Địa điểm càng cụ thể càng tốt như địa chỉ, tên toà nhà, tầng bao nhiêu, phòng số mấy.
- Nội dung
Nội dung được chia thành các mục cụ thể theo từng nhiệm vụ. Nên ưu tiên nhiệm vụ nào quan trọng nhất và nên có trình tự thời gian cụ thể. Đừng quên tên của người phụ trách từng công việc. Điều này giúp họ nhận thức được trách nhiệm cụ thể của mình để hoàn thành công việc được yêu cầu.
Khi lập chương trình agenda, bạn nên ước lượng thời gian cho từng hạng mục. Điều này giúp chương trình hội nghị diễn ra theo đúng tiến độ, từ đó nâng cao hiệu quả cho buổi hội nghị.
Cách xây dựng agenda chuyên nghiệp
Một buổi hội nghị thành công cần có một bản kế hoạch chi tiết. Ở đây nêu rõ mục tiêu của hội nghị, nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Nó giúp các thành viên nắm rõ công việc của mình, từ đó có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Đây là điều quan trọng tăng sự tập trung của các thành viên, từ đó mang lại sự thành công cho hội nghị.
Cho dù bạn tổ chức buổi hội nghị có thời gian diễn ra ngắn hay dài thì việc chuẩn bị chương trình agenda là điều cần thiết. Dưới đây là một số yếu tố tạo nên chương trình agenda chuyên nghiệp.
- Xác định mục đích của hội nghị
Điều đầu tiên bạn cần thực hiện là xác định mục đích của hội nghị. Và các nhiệm vụ diễn ra trong buổi hội nghị đó đều cần đi theo mục đích mà bạn đã đề ra.
Nên đưa ra mục tiêu cụ thể, chi tiết và thiết thực với tình hình thực tế của tổ chức. Tránh đề ra những mục tiêu to tát, xa vời với hiện.
- Hỏi ý kiến những người sẽ tham dự hội nghị
Hãy tiến hành thăm dò ý kiến những người sẽ tham dự hội nghị về mục tiêu mà bạn đề ra. Bước này giúp bạn đưa ra được bản kế hoạch phù hợp với nhu cầu người tham dự. Từ đó giúp những người tham gia có hứng thú để thảo luận các vấn đề được đề cập trong hội nghị.
Nhưng bạn vẫn là người quyết định xem những nội dung nào sẽ được đưa vào thảo luận tại hội nghị.
- Liệt kê các câu hỏi bạn muốn giải đáp
Xác định trước các câu hỏi bạn muốn giải đáp liên quan đến mục tiêu mà bạn đề ra sẽ giúp hội nghị diễn ra hiệu quả. Đây cũng là cách thu hút sự tập trung thảo luận và thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết cho bạn.
- Xác định mục đích cho từng nhiệm vụ
Mỗi nhiệm vụ được đưa ra cần có mục đích riêng. Thông thường, mục đích cho từng nhiệm vụ sẽ là chia sẻ thông tin, tìm ra nguồn gốc vấn đề hoặc phương án giải quyết vấn đề.
- Xác định người dẫn dắt cho từng nhiệm vụ
Mỗi người sẽ có một thế mạnh riêng biệt, bạn xác định được ai là người dẫn dắt nhiệm vụ phù hợp nhất sẽ nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời bước này giúp mọi người thấy được tầm quan trọng của mình cũng như nâng cao tinh thần trách nhiệm từ họ.
- Ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ
Khi thực hiện việc ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ, sẽ đảm bảo rằng các mục tiêu mà bạn đề ra đều được giải quyết trong thời gian diễn ra hội nghị. Bạn có thể linh động phân chia thời gian dài hơn cho những nhiệm vụ quan trọng và ngắn hơn cho những nhiệm vụ kém quan trọng hơn. Đừng quên có khoản thời gian trống để dự phòng trường hợp có nhiều thảo luận diễn ra hơn bạn kế hoạch.
- Tổng kết lại hội nghị
Tổng kết lại kết quả đạt được sau hội nghị sẽ giúp người tham dự hiểu rõ hơn về những thảo luận đã đạt được. Đừng quên có những nhận xét về những điều tốt đẹp đã diễn ra cũng như những hạn chế cần khắc phục trong các hội nghị lần sau.
Như vậy, bài viết đã giới thiệu khái niệm về agenda là gì? Các nội dung liên quan đến agenda cũng như cách thức để xây dựng một bản agenda chuyên nghiệp. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo để có được những thông tin cần thiết.